Checkliste E-Mail-Marketing, alle Rechtsvorschriften

E-Mail Marketing

In dieser Checkliste, angeregt durch eine Absolit Vorlage, gebe ich Ihnen in Form eines Schnellüberblickes die wichtigsten Punkte für die Umsetzung von korrektem E-Mail Marketing an die Hand. Vorab: Auch Newsletter – so informativ sie sein mögen – sind Werbung!

Online-Anmeldung:
Das Gesetz sieht die Möglichkeit einer elektronischen Einwilligung vor. Wichtig bei der Einwilligung: 1. eindeutige und bewusste Handlung, 2. muss protokolliert werden und 3. muss der Inhalt der Einwilligung jederzeit abgerufen werden können (§13 TMG)

Einwilligung / Opt-In:
E-Mail-Werbung ohne Einwilligung des Adressaten ist eine unzumutbare Belästigung. Im Klartext: Sie dürfen niemanden einfach so per E-Mail anschreiben. Dies auch nicht einmalig, um nachzufragen, ob dieser künftig Informationen von Ihnen erhalten möchte. Diese Regelung gilt für den Privatbereich als auch bei Geschäftskunden (Einzige Ausnahme: Bestehende Geschäftsbeziehungen, siehe auch §7 UWG). Sie dürfen das Opt-In / die Einwilligung und somit auch Bereitstellung von Telemedien zudem generell nicht von der Einwilligung des Nutzers in eine Verwendung seiner Daten für andere Zwecke abhängig machen (§12 TMG). Schauen Sie sich zu diesem Punkt auch den erweiterten Artikel nur zum Thema „Opt-In Erhebung“ an.

Keine Pflichtfelder:
Sammeln Sie nur Daten, die Sie wirklich benötigen (Datensparsamkeit). Außer der E-Mail-Adresse darf es keine Pflichtfelder geben, damit anonyme Nutzung möglich ist (§3 BDSG, §14 TMG).

Datenschutzhinweis:
Wenn Sie Daten wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse speichern, müssen Sie auf die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinweisen. Sagen Sie also, welche Inhalte Sie in welcher Frequenz zu versenden gedenken. Unterrichten Sie den Nutzer, wie Sie mit seinen Daten umgehen (§13 TMG).

E-Mail-Absender und Betreff:
Eine Werbemail muss als solche klar erkennbar sein. Aus Absender und Betreff muss der kommerzielle Charakter deutlich werden (§6 TMG). Dies erfüllen Sie beispielsweise wenn Sie als Absender Ihren Firmennamen/Domainnamen angeben und in der Betreffzeile Ihr Angebot – etwa Preisnachlass, Gewinnspiel oder Kundengeschenk – konkret benennen.

E-Mail-Fußzeile / Anbieterkennzeichnung:
Ein Newsletter braucht wie eine Website ein gültiges Impressum mit Namen, Anschrift, Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer (§5 TMG). Schreiben Sie all dies zudem am besten direkt in die E-Mail und nicht nur mit einem Hyperlink auf Ihre Website.

Abbestellmöglichkeit:
Schon bei der Adresserhebung darauf hinweisen, dass Ihr Newsletter jederzeit bequem wieder abbestellt werden kann. Und natürlich muss jede E-Mail am Ende auch immer eine Abbestellmöglichkeit enthalten (Hinweis auf Widerspruchsrecht nach §28 BDSG, §13 TMG).

Nutzungsprofile:
Wenn Sie messen, welche Angebote von welchem Nutzer angeklickt werden, erstellen Sie Nutzungsprofile. Ihr E-Mail-System muss gewährleisten, dass die Nutzungsprofile pseudonymisiert sind und nicht mit den E-Mail-Adressen zusammengeführt werden können. (§13 TMG bzw. genauer: § 13 Abs. 4 Nr. 6 und § 15 Abs. 3 TMG).

Mit dieser Checkliste fahren Sie sehr gut für den Start. Aber auch bereits aktive Anbieter im E-Mail Marketing sollten sich immer wieder selbst prüfen, ob sie diesen Regeln folgen und gezielt leben. Die Konsequenzen sind nicht zu vernachlässigen.

Nachfolgend finden Sie auch noch ein Schaubild, das die Änderungen die durch die BDSG Novelle bis 2012 in Kraft treten (bezogen auf E-Mail Werbung) kurz darstellen. Einfach anklicken und das Schaubild öffnet sich.

Änderungen BDSG

P.s. Allgemein zum Thema E-Mail Marketing findet Ihr hier weitere Beiträge: E-Mail Marketing Artikel

Es Grüße aus dem Ruhrgebiet,
Jan-Philip Ziebold